気になる!できるビジネスマンの手帳とは?使い方と選び方を紹介

デジタル化が進む現在でも、紙の手帳は順調に売上を伸ばしています。
どうしてそんなに売れているのでしょう?

それは、手帳をうまく活用することで得られるメリットが豊富にあるから。
手帳は仕事効率を上げるだけでなく、目標達成のためのツールとしても使えます。

この記事では、できるビジネスマンの手帳の使い方と手帳の選び方を順に解説しています。
手帳の上手な使い方で、できるビジネスマンを目指したい人は必見です。

できるビジネスマンは手帳を目標達成ツールとして使う

手帳は単にスケジュールを管理するためのもの、と思っていませんか?
できるビジネスマンは手帳を少し違う視点で見ています。

手帳の主な役割とは?

手帳の役割は主に、スケジュール管理やメモ
クライアントとの商談や会議の時間を記したり、覚えておきたいことやすべきことをメモする、それが一般的な手帳の使い方です。

目標やToDo、反省などを書き入れ、手帳を使いこなす

しかし、自分の目標や夢に焦点をあて、そこにたどり着くために手帳を使うとどうでしょう?

目標達成に必要な行動を計画し、実行後も改善方法を探っていきます。
すると日々のタスクを並べた受動的な手帳が、一気に主体性のある能動的な手帳になりませんか。

具体的な手帳の使い方は後述するとして、できるビジネスマンはメインとして大まかに以下のことを手帳に記しています。

・自分の仕事上の目標
・目標達成に必要なToDoリスト
・ToDoを期限付きタスクに落とし込んだスケジュール
・反省点や改善点

つまり、手帳を単なるスケジュール管理としてではなく、目標達成のツールとして使いこなしているのです。

手帳を2冊以上持つ人も

しかし、仕事のスタイルによっては胸ポケットに入るような小さな手帳が必要という場合もあるでしょう。
立ったままの筆記が多い営業マンや、アイディアをすぐにメモしたいビジネスマンなどです。

実はそういったビジネスマンは、複数の手帳を持ち歩いていることも多いもの。

手帳は一冊である必要はありません。
自分のビジネススタイルや性格にふさわしい手帳を使いこなせるのが、できるビジネスマンと言えるでしょう。

ビジネスマンにはスマホでのデジタル管理より手帳が人気?

デジタルでスケジュール管理をすれば、定例会議などの予定を何度も書き込む必要がなくなり、月単位・週単位・日単位での閲覧ができるなど、便利なことも多いですね。

しかし、スマホでのスケジュール管理が一般的となった今でも、ビジネスマンには相変わらず手帳が根強い人気となっています。
その理由を見ていきましょう。

営業マンは洗練された手帳でイメージアップできる

ビジネスマンの中でも、クライアントとの商談が多い営業マンは、持ち物や身なりが非常に大事と言われています。
クライアントにとって初対面であることも多いため、見た目の印象で人となりを判断されてしまうことが多いからです。

品のある本革の手帳なら信頼感を与えられ、イメージアップできるでしょう。

また、商談でパソコンやスマホに入力するのを失礼と感じる人もいます。
そういった意味でも、手帳は営業マンにとって必需品と言えそうです。

手書きだと思いがけずアイディアが湧く

アイディア出しには手帳を使うという人も多いです。
手を動かして、たくさんの考えをアウトプットすることで、アイディア(既存要素の新しい組み合わせ)が出てくると言われています。

さらに、手書きの方が自由にイラストや矢印を入れられるので、思いつきやすいと感じる人が多いのです。

手帳ならより素早くメモがとれる

また、スピードが求められる場面にも、手帳は有利です。
はっと思いついたことや、聞いたことをメモする場合です。

どんな時にもさっと取り出してすぐ記入できるよう、小さめの手帳をペンと一緒に取り出しやすい場所に収めておくのがおすすめです。

デジタル管理と手帳の併用をする人も多い

「スケジュール管理はデジタルに任せているが、手帳も併用している」ビジネスマンも多くなっています。

手帳がデジタル管理より優れている点といえば、前述したアイディアやメモのほか、日をまたぐ予定の管理全体を俯瞰してのスケジュール把握などです。

また、書くことで予定を記憶しやすかったり、スマホで通話中にもスケジュール確認やメモがしやすいというメリットもあります。

一方で、デジタルには予定の繰り返し機能で何度も登録する手間がない点や、リマインダー機能で予定前に知らせがくる、共有できるなど、手帳にはない利点があります。

一部では、併用することでスケジュール記入が2度手間になり負担を感じるという声もありますが、うまく両方の利点を活かした併用ができれば最高ですね。

できるビジネスマンの具体的な手帳の使い方

それではいよいよ、具体的な手帳の使い方の紹介です。
手帳は1冊である必要はないので、自分のビジネススタイルに馴染む大きさのものを使っていきましょう。

手帳に何を書くか

できるビジネスマンは、日常でこなすべきタスクを管理するだけでなく、未来を変えていくためのプラスアルファの行動も予定に落とし込んでいます。

手帳には、スケジュールやメモだけでなく、目標・ToDoリスト・反省点・改善点なども書き込んでいくことが重要です。
以下が、具体的に手帳に書くべきことです。

目標・目的

まずは、目に付きやすいところに、自分の目標や目的を記しましょう。
目標は自分の到達したいゴール点であり、目的は何のために目指すのかという点です。

日々の忙しさの中では、目前のタスクしか見えず、モチベーションをなくしてしまいがち。
今の行動が最終目標につながっていることを実感するためにも、目標・目的をいつも見える場所に書いておくのが大事です。

また、元気の出る言葉や好きな名言・格言などの記入もおすすめです。

目標達成のための計画

次に、目標を達成するための計画を練ります。
その目標に近づくための具体的課題は何なのか、それを知るためには、まず目標を具体的にします。

「いつ」「どこで」「何を」成し得たいのかをはっきりさせると、そのための行動計画もおのずと明白になるでしょう。

行動計画がはっきりしたら、そのための課題をToDoとしてリスト化します。
それぞれの課題にはおおまかな期限を定めるのが、最短で目標に到達するためのポイントです。

計画やToDoリストは手帳に残しておき、修正・改善時に参考にできるようにしておきます。

週単位・日単位のタスク

続いて、その計画を日々のタスクに落とし込んでいきます。

週の始めや終わりに1週間の目標を立てて、それを達成するためのより詳細な課題をタスク化します。
そして、実際の日単位のスケジュールに組み込んで、タスクのための時間を確保

新しいことを始める時は、そのための時間的負担が増えないように、今までしていたことの中でしないことを決めるのも大事です。

スケジュール欄の活用方法

バーティカルに時間軸の目盛りのある手帳は、予定の開いている時間が把握しやすく時間管理にもってこいです。
それぞれの予定の開始時刻から終了時刻までをあらかじめ押さえておくと安心です。

しかし、あまり予定を詰め込みすぎてしまうと、想定外の出来事に対応できなくなってしまいます。
調整時間を設けたり、余裕のある予定を組んで余った時間を有効に使うのがおすすめです。

また、時間変動がありそうな予定は付箋に書き込んで貼り付けておいたり、消せるペンや鉛筆で書き込んでおくと、後から修正しやすくなります。

営業マンは商談の内容・結果をメモ

また、営業マンは商談の時間と場所、担当者だけでなく、商談の内容や結果、雑談の内容などを手短に書き込んでおくと、後で役立ちます。

どんな資料を渡し、どこまで話が進んだかということは営業日報などに記入する場合もあるかもしれません。
しかし、手帳に雑談内容を一言で書いておくと印象にも残りやすく、今後のコミュニケーションが円滑に進みやすくなるでしょう。

たとえ忘れてしまったとしても見返すと思い出せるので、同じ話を繰り返す失敗も避けられます。
また、好きなものや手土産の情報なども書いておくと、今後贈り物をする時に便利です。

反省や改善点のメモで、よりできるビジネスマンへ

もう一つ、あまり実行する人がいないのは、反省や改善点の手帳への記入です。

もちろん記入するだけでは本質的な改善にはなりませんので、次はどうしていけばよいのかを具体的にして、予定に落とし込むことが大切です。
できれば毎日気づきを記入し、できるビジネスマンへの努力を積み重ねていきましょう。

同時進行のプロジェクト管理

複数のプロジェクトが同時に進行する時は、週単位・日単位でのスケジュール管理に加え、プロジェクトごとの管理も必要となるため少し複雑になります。

まずはプロジェクトごとの全体的な計画把握が必要です。
全体をカバーできる年間スケジュール表もしくは月間スケジュール表を用意し、それぞれのプロジェクトごとに大まかな段階を記入し、全体の計画を立てます。

同時進行のプロジェクトがどのように重なり合うのかを把握するには、ガントチャートのような表を使うとよいです。
それによって、忙しい時期、比較的余裕のある時期がわかるようになります。

複数プロジェクトの全体的な把握ができたら、日々のスケジュール欄にそれぞれのプロジェクトをタスクとして組み込んでいきます。

アイディア出しには、日々の気づき・考えをメモすることも大事

アイディアが必要なビジネスマンは、日々のちょっとした気づきや考え、印象に残った出来事やフレーズなど、何でもマメにメモするのがおすすめです。

アイディアは既存の要素の新しいつながりによって生まれると言われています。
何気ない気づきは頭に浮かんですぐ忘れてしまいますが、一言でもメモしておくことでアイディアの元となる要素になりえます。

自由度の高い方眼や無地の手帳やノート、付箋やマーカー、色ペンなどの活用もアイディア出しに有効とされています。

プライベートな予定・記録も入れていく

プライベートな事情はビジネス用の手帳に書き込むべきではない、と考えるビジネスマンもいるかもしれません。
しかし、資格や語学の勉強、ダイエットや体力づくりのための運動など、ビジネスとはまったく関係がないとは言えないのではないでしょうか。

5年、10年先のビジネスライフに関係するプライベートな予定も非常に大切。
できるビジネスマンは、プライベートも手帳に書き込み、プライベート時間も有意義に使っています

ビジネスマンの手帳選びで注目するポイント

次に重要なのは、ビジネスマンの手帳選び。
ふさわしい手帳はビジネススタイルや好み、記入したい内容によって人それぞれです。

ここでは手帳にはどういったものが市販されているかをざっと紹介しながら、注目ポイントについて触れていきますので、参考にして下さい。

手帳タイプは綴じタイプとシステム手帳に二分される

手帳のタイプは大きく分けて、綴じタイプバインダー式のシステム手帳タイプがあります。

綴じタイプは1年使い切りで、カレンダー・スケジュール帳・メモ・アドレス帳・その他路線表や地図などが綴じ込まれています。
サイズやレイアウトも豊富でお気に入りを見つけやすく、そのまま使える手軽さも魅力です。

一方、システム手帳は自分の必要なリフィルを別に購入し挟んでいくことで、好きな使い方が可能。

革や合皮などの高級感ある手帳を見つけやすいですが、リング部分が邪魔で書きづらかったり、紙が破れやすいというデメリットもあります。
リフィルのサイズやリングの大きさにも注意しましょう。

手帳のサイズは主に5種類

手帳のサイズも様々です。
メインサイズは以下の5種類となっています。

・B6(128×182mm)サイズ : 小さめで人気が高いサイズ
・A5(148×210mm)サイズ : 大きめで人気が高いサイズ
・B5(182×257mm)サイズ : ノートサイズ
・A4(210×297mm)サイズ : 書類サイズ
・A6(105×148mm)サイズ : 1番小さい文庫本サイズ
 
人気の高いB6、A5サイズは、種類が豊富でバッグ収納もぴったりです。

B5、A4サイズは大きいので、たくさん書き込みができる反面、持ち運びには不向きです。
A6サイズはその反対で、持ち運びやメモ帳としては最適ですが、あまり書き込めないデメリットがあります。

レイアウトの種類は様々

中身のレイアウトには、様々な種類があります。
自分の好みのタイプを選びましょう。

マンスリー : 見開きが月間カレンダーとなっている
週間レフト : 左側が1週間分の記入スペースで、右側がメモ欄となっている
週間バーチカル : 見開きの横軸に1週間分の日付、縦軸が時間軸となっている
週間ブロック : 見開き1週間で、それぞれが正方形に近いブロック型のもの
週間ホリゾンタル : 見開き1週間で、左側に3日分、右側に4日分の横長ブロック型のもの
デイリー : 1日1ページ

時間管理を重視したいなら、週間バーチカルやデイリーなど、時間軸のあるものがおすすめ。
タスク管理を重視したいなら、週間ブロックや自由欄が多いタイプがよいでしょう。

見た目重視なら素材にも注目しよう

手帳の表紙の素材は、プラスチックやポリウレタン、合皮や本革まで様々。

1年しか使わない綴じタイプの手帳は、耐久性がそれほど重要ではないので合成繊維が多くなっています。
一方、リフィルを取り替えて長年使えるシステム手帳では、本革や合皮のおしゃれな手帳が豊富。

本革は水に弱く手入れも必要ですが、見た目重視で手帳を選ぶなら迷わず本革を選びましょう。

手帳カバーを使う方法も

本革手帳が欲しいがリフィルで気に入ったレイアウトが見つからない、リングのついたシステム手帳が苦手、というビジネスマンもいるかもしれません。

そういう場合は、市販の綴じ手帳に本革の手帳カバーをつけるという方法を試してみるのはいかがでしょうか。
本革カバーでぐっとエレガントな手帳になりますよ。




まとめ

ビジネスマンにとって、手帳はスケジュール管理やメモになくてはならない必需品。
でも、それ以上に手帳をうまく活用することで、目標達成のツールにもなります。

目標達成の手順は簡単にまとめると以下のようになります。

目標・目的を定める
・目標を達成するための計画を練る
期限を定めて日々のタスクに落とし込む
反省点・改善点も記しながら、また予定に落とし込んでいく

あなたも単なるスケジュール管理として手帳を使うのではなく、よりできるビジネスマンになるために手帳を活用してみてはいかがでしょうか。