【ビジネスマナー・名刺交換編】基本から疑問点まで徹底的に解説!

「名刺交換に失敗して、信用を失ってしまった…」
そんな人もいるほど、名刺交換のビジネスマナーは日本社会で重視されています。

あなたはどうでしょう?
名刺交換のマナーに自信がありますか?

こちらの記事では、苦手な人も多い名刺交換のビジネスマナーについて、基本から応用、疑問点まで徹底的に解説しています。
最後まで読めばどんなビジネスシーンにも対応できますので、不安な方はぜひチェックしてくださいね。

名刺・名刺交換の意味とは?

名刺は、紙のない時代、中国で竹木に自分の名前を記したものを留守宅に置いていた習慣が起源とされています。

現在でも名刺には、名前をメインに会社名・部署名・連絡先(電話番号・住所・URL・メールアドレス)を記すのが通例です。
中には顔写真やロゴ、QRコードや紹介文などを記載しているものもあります。

名刺は自分を証明し、相手を信頼させるための手段として、ペーパーレス化の現在でもとても重要なコミュニケーションツールとして機能しています。

そして名刺交換は、お互いに連絡先を伝え合うだけでなく、人となりを見極め合うためにも重要
そのためには、ビジネスマナーにそった名刺交換の仕方を身に着け、初対面の相手に良い印象を与えることも大切です。

押さえたい!名刺交換のビジネスマナー

まずは、名刺交換時の基本的なビジネスマナーについてまとめてみました。

名刺交換は立って行う

名刺交換は立った状態で行うのが基本です。
商談・打ち合わせの席に座って待っていた場合でも、相手が入室してきたら必ず立ち上がって挨拶・名刺交換を行います。

相手が着席してから、座った状態で行うのではないことに注意。
また、自分の名刺交換が終わっても、他の人の名刺交換が終わっていない間は立って待っているのもマナーです。

テーブル越しに渡さない

商談や会議はテーブルを囲むことも多いですが、名刺交換はテーブル越しに行ってはいけません

相手を出迎える時、もしくは会議室に入ったらすぐ挨拶・名刺交換を行うことを念頭に、テーブルを挟まず相手と向かい合うようにしましょう。

テーブルについて待っていた場合は、素早く相手側に移動し、相手の正面で顔を見ながら行います。

スペースの都合や相手から求められた場合は、テーブルを挟んでもよいですが、「机の上から申し訳ございませんが」と一言添えると丁寧です。

名刺を渡す順番は目下から

名刺を渡す順番は目下から、というのが原則。
目下というのは、年齢や役職のことではなく、受注側(お金をもらう方)という点がポイントです。

発注側はお客様であり、目上にあたります。
受注側から進んで名刺を差し出さないとマナー違反となりますので気をつけましょう。

これに対し、受注・発注が曖昧な時や、相互に協力し合うパートナー的な関係などでは、名刺の同時交換が主流となっています。

名刺の文字やロゴに手がかからないようにする

名刺は持ち主の分身のようなものです。
相手の名刺は相手の顔であるので丁寧に扱うことが求められます。

名刺の受け渡しでは、文字やロゴの上に指がかからないように気をつけます。

また、「両手で扱うようにすること」「腰など低い位置で扱わないこと」「落としたり、忘れて帰ったりしないこと」「メモ代わりに使わないこと」にも注意します。

財布やポケットから名刺を出さない

名刺は名刺入れから出すのが原則です。
財布やポケットから名刺を出すのはあまりいい印象を与えません。

名刺交換では名刺入れが名刺の座布団代わりともなるので、必ず名刺入れを用意しておきましょう。

また、財布・ポケットに名刺を入れておくと、折り曲げたり汚してしまうことも多いものです。

自分の名刺は自分の顔。
汚い名刺を差し上げるのは失礼でもあり、恥ずかしい行為ですので気をつけましょう。

応用ビジネスマナー1. 個人同士での名刺交換の仕方

以上で述べた名刺交換の基本マナーを踏まえて、いよいよ名刺を交換します。
まずは個人同士で名刺交換する際の手順の紹介です。

名刺交換では準備も大事

名刺交換では、事前の準備も欠かせません。
まずは、必要な枚数のきれいな名刺があるかを確認し、名刺入れの状態もチェックします。

名刺入れは相手の名刺を受け取る座布団となり、案外目に止まりやすいので、黒ずみやほつれがないか点検しておきましょう。

鮮やかな色やストーンなどで目を引く名刺入れは、浮ついた印象を与えてしまうこともあり、装飾のあるものは座布団として使いにくいことも。

次のような革素材で、ブラック・ブラウン・ネイビーなどの落ち着いた色、かつシンプルデザインの名刺入れがおすすめです。







名刺入れは男性なら胸ポケットに入れておくのがベスト。
バッグに名刺入れを収納する場合は、名刺入れの収納場所を固定し、スムーズに取り出せるようにしておきます。

名刺の渡し方

名刺を渡す前に、自分向けに持った名刺入れの間に、相手向けにした名刺をはさんで準備しておきます。
名刺が縦型なら、それに合わせて名刺入れも縦に持つようにします。

相手の正面に立ったら、視線を合わせながら「はじめまして、〇〇会社〇〇部〇〇と申します。」と笑顔でフルネームを名乗ります。

挟んでおいた名刺を名刺入れの上に乗せ、文字を隠さないように両手で持ちながら差し出します
その時、「どうぞよろしくお願い致します。」と言いながら、会釈をするのも忘れないようにします。

名刺の受け取り方

受け取る時は、名刺入れを台座として持ち、その上で会釈をしながら両手で受け取ります

この時も、相手の名刺が縦型か横型かを確認しながら名刺入れの向きを合わせると、名刺入れから名刺がはみ出しません。

受け取った名刺は「頂戴いたします」と言いながら確認し、「〇〇様でいらっしゃいますね」と復唱したり、読み方など不明瞭な点があれば「なんとお呼びすればよろしいですか」と聞いてみるとよいでしょう。

初対面で質問するのは問題ありませんが、既に挨拶を済ませているのに相手の名前がわからないというのはとても失礼です。

さり気なく確かめたり、「素敵なお名刺ですね」などと軽い会話をして緊張をほぐすと記憶にも残り、印象もアップします。

名刺交換後の商談では名刺を机に置いておく

名刺交換後は名刺をすぐにしまわないのがマナーです。
すぐしまってしまうと、興味がないのではと思われてしまうので注意。

その後商談・打ち合わせがあるなら、名刺を机の左斜め前に置いておきます
名刺入れが座布団の代わりとなるので、相手の名刺が1枚の場合は机に直接置かずに名刺入れの上に置きましょう。

名刺をしまうタイミング

名刺をしまうタイミングは、商談・打ち合わせが終わり、発注側が名刺を片付け始めた時がよいでしょう。
商談の途中で名刺をしまってしまうと、「早く帰りたい」と思われてしまいます。

ただ、商談中、机の上で資料を並べる必要があるなど、名刺を落としたり、汚したりする可能性のある場合は、「落とすといけないのでしまわせて頂きます」と一言添えてしまえば問題はありません。

名刺を持ち帰ったら

名刺には個人情報が書かれているので、受け取った後も慎重に扱います。
どこかに落としてくる・なくしてしまうなどは信用を失う行為なので要注意です。

帰ったら、名刺ファイルに収納したり、アプリやパソコンでのデータ管理をします。
社名ごとや仕事内容ごとなど、自分がわかりやすいように整理すると後々楽になります。

また、本人の前で名刺に書き込みをするのはNG行為ですが、後で名刺に商談の内容や日付、特徴などを書き込んで置くと忘れにくいのでおすすめです。

不要になった名刺はシュレッダーにかけ、情報流出や知らない人物による悪用に気をつけましょう。

名刺交換後のお礼メールで印象づける

名刺交換の当日、もしくは翌日中にお礼のメールを送ると、相手の印象に残ります
ビジネスマナーや義務というわけではないですが、ビジネスチャンスとしたい大切な出会いであれば、積極的にメールを送るとよいでしょう。

ただし、相手の負担にならないように電話は避け、簡潔でわかりやすい礼儀正しいメールを心がけます。

応用ビジネスマナー2. 名刺の同時交換の仕方

名刺交換には同時交換という方法もあります。
一人が差し出して相手が受け取る、その後その逆をする、という手間を省くためでしょうか。

どういう時に同時交換されるのか

名刺の同時交換は、二度手間を省くためというよりは、名刺交換時のお互いの立場に明白な上下関係がない場合に行われています。
つまり、受注・発注が不明瞭な時や、相互に協力し合うパートナー的な関係の時です。

特に、名刺交換は目下から差し出すのが慣習であることから、上下関係がはっきりしない場合などは、譲り合いになってしまいがち。
商談を円滑に進めるためにも、同時交換の場面は多くなってきています。

お互いに名乗り合ってから同時に名刺を差し出す

同時交換では、お互いに名乗りあってから同時に名刺を差し出し、交換するのがスマートです。
同時交換するつもりであっても、自分が名乗るより先に名刺を差し出されたら、お待たせしないように、先に受け取ってしまいましょう。

同時交換の名刺は右側通行

<同時交換の手順>

1.名刺入れの上に名刺を相手向きに置き、胸の高さで両手で持つ。
2.右手で名刺を差し出し、相手の名刺入れの上に置く。
3.同時に名刺入れを持っている左手で相手の名刺を受け取る
4.すぐに右手を添え、両手で名刺を引き寄せる

それ以外のマナーは、個人同士の時と同様です。
同時交換では名刺は右手でお渡しする、右側通行であることを覚えておきましょう。

応用ビジネスマナー3. 複数人での名刺交換の仕方

では、複数人での名刺交換はどのようにするのでしょう。

名刺交換の順番は上位者から

複数人の名刺交換では、役職が高い人から順に行うのがマナーです。
例えば、お客様3人(部長・課長・担当者)と、自社3人(部長・課長・担当者)がいる場合は次の順番で名刺交換していきます。

1.自社の部長×先方の部長
2.自社の部長×先方の課長、自社の課長×先方の部長
3.自社の部長×先方の担当者、自社の課長×先方の課長、自社の担当者×先方の部長
4.自社の課長×先方の担当者、自社の担当者×先方の課長
5.自社の担当者×先方の担当者

この時役職順に並んでおくと、順に隣に移動するだけでスムーズに名刺交換ができます。

複数の名刺をどのように持つか

たくさんの名刺を扱う複数人の名刺交換では、自分の名刺が混じってしまったり、どの方の名刺がどれなのかわからなくなってしまうことも。
混乱を避けるために、あらかじめ持ち方を決めておくと安心です。

まず、名刺交換の前に先方の人数分の名刺を出して、名刺入れに挟んでおきます。
この時、すでに相手向きにしておくとよりスムーズです。

そして、頂いた名刺は名刺入れの下へ下へと順番に重ねます
役職の高い人の上に低い人の名刺を重ねるのは失礼にあたりますので、必ず下に重ねていきます。

こうすることで役職順に整理でき、さらに自分の名刺と混じりません。

複数の名刺のテーブルへの置き方

名刺交換後の商談や打ち合わせでは、名刺をテーブルに置いておくのもマナーです。
自分の左斜めから順に、席順においておくと、間違って名前を呼んでしまうというミスも防げます。

一番役職の高い人が明白な場合は、その方の名刺の下に名刺入れを置き座布団代わりにします。
わからない場合は名刺入れはしまい、直接テーブルに名刺を並べても問題ありません。

ビジネスマナーの疑問点、名刺交換でこんな時はどうする?

名刺交換のビジネスマナーは研修で学んだけど、イレギュラーな時の対処法は学んでいない、という人もいるのではないでしょうか。
いざという時慌てないように、次のような事例を確認しておきましょう。

目上の人が先に名刺交換をしてきた場合

自分が受注側で目下にあたるのに、先にお客さんである目上の方から名刺を差し出されてしまった...

そんな場合ドキッとしてしまいますが、まずは落ち着いて笑顔で「頂戴いたします」とお受け取りしましょう。

慌てて名刺を用意したくなりますが、相手をお待たせするのはよくありません。
頂いてから、「申し遅れました」と自分の名刺をより低い位置で渡すと謙虚さが伝わります。

名刺を忘れたり、不足させた場合

名刺を忘れたり、不足させるのはすでにマナー違反です。

名刺交換の予定がない時でもいつでも対応できるように、常に予備を持ち歩きます。
少なくなったらあらかじめ発注することも忘れずに。

特に、名刺交換の場で名刺を忘れたと伝えるのは非常に印象が悪いこと。
忘れたとしてもそうは言わず、冒頭で「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしておりまして…」と謝罪します。

口頭で自分の社名・部署名・名前を伝え、「後日名刺を送付してもよろしいでしょうか」とお伺いを立てます。

次回でよいと言われる場合でも、その日のうちに電話番号・メールアドレスなどの詳しい情報を含めたお詫びのメールを送りましょう。

名刺を郵送する場合も、できればその日のうちに打ち合わせの時間を頂いたお礼や名刺を切らしていたことに対するお詫びを記した送付状に、名刺をクリップ留めして送ります。

相手から名刺をもらえなかった場合

自分は名刺をあげたのに相手は名刺を出さなかったという時は、何か理由があるのかもしれません。
商談や打ち合わせの終わった後に、「恐れ入りますがお名刺を一枚頂いてもよろしいでしょうか」と聞いてみても大丈夫です。

ただし、これは初対面の場合に限ります。
一度名刺を頂いた相手にもう一枚請求するのは失礼になり、管理能力を疑われても仕方がありませんので気をつけましょう。

相手が名刺を出すのに手間取っている場合

名刺交換なのに名刺入れが鞄の奥に入り込んで見つからない…
そんな時は焦ってしまいますね。

相手が名刺を出すのに手間取っている時は、こちらも名刺を出さずに待っていると親切です。
また、荷物やコートを持っている状態も、名刺交換しづらいですので、お互いに身辺が整うのを待ってから行いましょう。

その場にいない人に名刺を渡してもらいたい場合

名刺交換の席に来るべきはずの人が来られなかった、でも連絡先をお伝えしたい...

そういう場合は、商談・打ち合わせ後、その場で一番役職が下の方に、「○○様にお渡しいただけますでしょうか」とお願いしてみましょう。

基本的に名刺にメモをするのは好ましくありませんが、不在の方へのメッセージやお名前なら逆に好印象となります
しかし、相手の前で書き込むのはやはりNGなので、あらかじめ用意して渡すようにしましょう。

名刺入れがない場合

名刺入れは名刺の座布団ともなり、名刺交換の場でとても重要なアイテム。
ですが、名刺交換の機会があまりない人や新入社員で名刺入れを持っていない人もいるかもしれません。

名刺入れがない場合、手帳などに挟んできれいに保管し、両手でそのまま渡しても問題はありませんが、「申し訳ございません。名刺入れを持ち合わせておりません」と断っておくとよいでしょう。

名刺交換に知っている人と知らない人がいる場合

名刺交換の席に、すでに取引をしていて知っている人と知らない人がいる場合、名刺交換は知らない人とだけ行うで構いません。
お互いに知っているのに名刺をもらうのは逆に失礼にあたります。

名刺交換したものの、今後の取引はないと判断した場合

初対面で名刺交換をしたけどその後の商談で利害が一致せず、今後もおつきあいしたくないほど不愉快な気分にさせられた...

そんな時は、名刺を置いて帰ることで契約を白紙に戻したり、今後のお付き合いはないという意思表示ができます。

逆に言えば、うっかり名刺を忘れて帰るのは非常に失礼なこととなりますので、注意しましょう。

外国人との名刺交換の場合

外国では日本ほど名刺交換が重視されていません。
初対面では握手・口頭による自己紹介・会話を重んじているので、はっきり自分を印象付けることを大事にしましょう。

名刺交換は今後の取引で必要なら行うという位置づけです。
片手で渡したり、名刺にメモを入れたり、交換後すぐにしまってしまう事も多々ありますが、気にする必要はありません。

まとめ

名刺交換は「身分証明」「連絡先を伝える」「人となりを見極める」ためにとても重要とされています。

ビジネスマナーとしても、

・名刺交換は立って行う
・テーブル越しに渡さない
・目下(受注者)から名刺を渡す
・名刺の名前に指をかけないなど、名刺の扱いには気を付ける
・財布やポケットから名刺を出さない

など、気を付けるポイントがいくつかあります。

1対1でも複数人でも、同時交換でも柔軟に対応できるように練習しておきましょう。