【ビジネスマナー・メール編】書き方・返信・宛先・例文を徹底解説

「ビジネスメールの書き出しが分からない」
「ビジネスメールの"TO・CC・BCC"について、いまさら誰にも聞けない」

仕事でメール対応する中で、このように思ったことはありませんか。
この記事では、いまさら聞けない「ビジネスメールについての基本」を解説しています。

その後、ビジネスメールの送信・返信の基本やマナー・注意点、さらには例文も紹介します。
記事を読み終えると、今後ビジネスメールで悩むことはなく、失礼のないビジネス対応ができるようになりますよ。

ビジネスメールの基本

ビジネスマナーの基本を解説します。
メール本文の書き方についてお伝えする前に、基本となる以下について確認していきましょう。

  • 構成の基本
  • TO・CC・BCCの基本
  • 件名の基本

構成の基本

ビジネスメールの構成は、以下の流れで書くのが一般的に良いとされています。

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. 本文
  4. 結び文
  5. 署名
この基本形を忘れないようにして、ビジネス上のメールを組み立てます。
詳しい例文や書き方については後述しますので安心してくださいね。

TO・CC・BCCの基本

宛名を入力する部分の「TO」「CC」「BCC」について、詳しく知らない人は多いものです。
宛名入力部分の基本を確認していきましょう。

特に注意が必要となるのは、CCとBCCの「使い分け」についてです。
簡単にまとめると以下となります。

  • TO・・・要件について、直接対応する相手・返信を求める相手
  • CC・・・情報を共有したい相手・TOの受信者にも共有したい相手
  • BCC・・情報を共有したい相手・TOとCCの受信者には共有したことを知らせたくない相手
TOには必ず、返信を求める相手のアドレスを入れます。

TOにアドレスを入れずに、CCやBCCだけに宛先を入力・送信しても届かないわけではありませんが、受信者側の迷惑メールフォルダに入り気付いてもらえない可能性もあります。


【CCの活用方法の一例】

CCは、TOに入れた宛先だけでなく、上司などの関係者にも確認してもらいたい場合に活用できます。
ただ、CCに記載したアドレスは、送信先のアドレス情報などが受信者に周知されます。
個人情報漏洩となってしまわないよう、送信する際には細心の注意が必要です。


【BCCの活用方法の一例】

BCCは、複数の取引先に同じ内容を一斉に送りたい場合などに活用します。
※BCCは特に、面識がない相手同士といった複数人に一斉に送信をしたい場合などに使用します。

件名の基本

件名の基本を確認しましょう。
ビジネスメールは大量に届くものなので、件名だけで本文の内容が一目でわかるようにまとめる必要があります。

件名はメールの顔や第一印象だということを忘れずに、件名を見ただけで重要性が分かるようにするのがおすすめです。

ポイントは以下となります。

  • 20文字程度にまとめる(末尾が切れてしまうため)
  • 名称を入れる(例:○○ミーティングの件について)
  • 内容を入れる(例:商品開発の問題点の洗い出しについて)
  • 日付を入れる(例:○月○日の○○イベントの中止について)
  • プロジェクト名を入れる(例:○○施行費用の見積もりについて)
  • 目的を入れる(例:◎企画案の最終確認についての依頼)
  • Re:が重なる場合は、時折消す(多くても2~3つまで)
  • 緊急性が高い場合は【 】を活用(例:【要返信】【緊急】など)
ぜひ、アレンジして使ってみてくださいね。

営業マン必見の営業マナーを合わせて知りたい場合は、以下の記事も参考にしてくださいね。
◆営業マナーの基本とは? [営業マン必見]

ビジネスメールの送信の基本

ビジネスメールの送信の基本を解説します。
上述した「構成の基本」のところで、ビジネスメールの構成の基本は以下とお伝えしました。

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. 本文
  4. 結び文
  5. 署名
この部分を、詳しく解説していきたいと思います。

宛名の基本

本文の最初には、宛名を入れましょう。
宛名の基本は以下のとおりです。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職(有する場合)
  • 名前
【注意点】
  • 会社名の前株や後株を確認すること
  • 名前の後に「様」を付けること
  • 名前が不明な場合は「ご担当者様」としておくこと
  • 個人ではなく、組織全体に送る場合は「様」ではなく「御中」を使うこと
  • 個人ではなく、組織の大勢の方に送る場合は「御中」ではなく「各位」を使うこと
使用方法についても、例を3つ挙げておきたいと思います。

【使用例①】
○○株式会社
○○課 営業課長 ○○様

【使用例②】
○○株式会社 ○○課御中

【使用例③】
株式会社○○
◎企画案 担当者 各位

挨拶の基本

宛名の後には、挨拶をします。

特に難しく考える必要はなく「挨拶」して「自分を名乗る」のみです。
手紙などには時候の挨拶が必要となりますが、ビジネスメールでは不要となります。

使用例をいくつか挙げますので参考にしてみてください。

【使用例①】
いつもお世話になっております。株式会社○○の◎◎です。

【使用例②】
先程は、○○の資料をありがとうございました。○○株式会社○○部の◎◎です。

【使用例③】
ご無沙汰しております。株式会社○○の◎◎です。

【使用例④】
初めてメールをさせていただきます。○○株式会社の◎◎と申します。
突然のご連絡失礼いたします。○○株式会社○○部の◎◎と申します。

本文の基本

本文はメールのメインです。
ポイントは短く簡潔に伝えることですが、必要な情報が漏れないようにしましょう。

5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)を組み込みながら、一番伝えたいことを最初に書き、補足情報として詳細をあとで書き足すと伝わりやすい本文が完成します。

また、web上のメールは漢字の使いすぎに注意し、改行や箇条書きを積極的に取り入れると、読みやすく見栄えのよいメールが出来上がります。

以下、例文となります。
参考にしてみてください。

【例文①】
次回の「○○会議」について、ご連絡させていただきます。

日程や場所などは、以下を考えておりますのでご検討ください。
  • 日時 ◎月◎日(◎)15時~17時
  • 場所 ○○会館 会議室 〇
スライドと資料を用いて、進めていきたいと思っております。

場所の詳細は、添付ファイルにて送付させていただきます。

結び文の基本

本文でメインの内容を伝えたら、結び文を書きます。
結び文とは、締めの挨拶のことで、以下の結び文が頻繁に活用されています。

【一般的】
  • 何卒よろしくお願いいたします
  • お忙しいところ申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします
【返信・確認・依頼】
  • 恐縮ではございますが、ご確認いただければ幸いです
  • ご検討のほど、よろしくお願いいたします
  • お忙しいところ申し訳ございませんが、◎日までに返信いただければ幸いです

署名の基本

本文の最後に書く、署名の基本を確認しましょう。
署名は、メールの最後に自分の情報をまとめて書く名刺のようなものです。

多くのメールソフトに署名機能が備わっており、一度設定すれば、全てのメール送信時に署名が添付されます。

職場によっては、署名の雛形が準備されている場合もありますが、規定がない場合は以下を参考にし必要事項の記載設定をおこないましょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • ファックス番号
  • メールアドレス
  • 職場webサイト名とURL※いずれもない場合は不要
署名の例を紹介します。
そのままコピペして利用もOKです。


【例1】
■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□
┃ 株式会社○○・○○課
┃ 〇山 太郎
┃ Email: sample@transic.com
┃ TEL: 00-0000-0000
┃ FAX: 00-0000-0000
┃ 〒155-0000 東京都○○区1-1-1 〇ビル1F
┃ URL: https://transic.jp/contents/
■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□


【例2】
============================
株式会社○○・○○課
〇山 太郎
Email: sample@transic.com
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
〒155-0000 東京都○○区1-1-1 〇ビル1F
URL: https://transic.jp/contents/
============================


【例3】
┏━━株式会社○○○○━━━━━━┓
○○課
〇山 太郎
Email: sample@transic.com
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
〒155-0000 東京都○○区1-1-1 〇ビル1F
URL: https://transic.jp/contents/
┗━━━━━━━━━━━━━━━━┛

ビジネスメールの返信の基本やマナー

ビジネスメール上での返信の基本について解説します。

返信の基本

返信をする場合も、基本的には送信時の構成と変わりません。
以下の流れでメールを作成します。

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. 本文
  4. 結び文
  5. 署名
送信時と変わってくるのは、挨拶文を書くところで「メールを頂いたお礼」や「企画提案のお礼」を添えたりすることです。

また、状況によって必要な情報を書き加えたり、質問に対する回答をしたりして、適宜変化させる必要があります。

返信は早めに

ビジネスメールは、なるべく早めに返信をするのがマナーです。
すぐに対応できない場合や、確認などにより時間を要する場合にも、一旦メールを既読したことを伝えるメールを送ります。

詳細については「時間を要する旨」と「どのくらいの時間を要するのか」を付け加えておくのがマナーです。

CCの場合は返信不要

CCとして受信した場合は、基本的に返信不要となります。
CCの正式な名称は「Carbon Copy」となり、情報の周知のために送られているためにメールの内容を理解さえしていれば問題ないと考えて大丈夫です。

メールの中で「個人的に返信」を求められている場合は返信が必要となりますが、よほどの要求がない限りは全てのCCを残したまま返信するのが基本です。

「Re:」はそのままにしておく

メール返信時には件名が「Re:」となりますが、これは消さないようにすることが基本です。
「Re:」があれば受信者も「自分が送信したものの返信なのだな」と分かります。

あまり「Re:」が多くなる場合は、2~3個にとどめて消去する配慮もときに必要ですが、2つ3つと続いていると「やり取り中のメールなのだな」とお互いが分かりやすいです。

また、受信したメールの件名が以下のように端的なタイトルだった場合には「Re:」を残したまま、件名に具体的な情報を付け加えると分かりやすくなります。

  • ご連絡 → 企画提案に関する返信について
  • ◎月の会議について → 【重要】◎月会議の開催日時の変更について
具体的な情報や緊急性があることを添えることで、相手も件名だけを見て「変更があったのだな」などと、わかりやすくなります。

ビジネスマナー|メールにおける注意点

ビジネスメールにおける注意点について解説します。

お礼のメールについて

ビジネスシーンで、取引先の方と何かしらの接触(会食・打ち合わせなど)があった場合には、必ずお礼のメールを送るようにしましょう。

なるべく早く、できれば翌日までに送るようにすれば、取引先の方の好感度があがりますし、今後のビジネスにおける存在感が高まる可能性もあります。

本記事の最後に例文を紹介していますので、参考にしてくだ さいね。

依頼のメールについて

取引先へメールで依頼をする機会も、とても多いものです。
メールでの依頼は、直接対面していないため、表情や言葉の柔らかさが伝わりにくい場合があります。

そのため、相手に不快な思いをさせないよう、丁寧で読みやすい文章を心がけることが必要です。
依頼内容・依頼理由を分かりやすく伝えることが重要ですし、誠意が伝わる文章でなければなりません。

こちらも、本記事の最後に例文を紹介しておきますので参考にしてくださいね。

添付ファイルについて

添付ファイルについても配慮が必要です。
特に以下の3点について注意を払いましょう。

  • ファイルの容量や形式
  • ウイルス感染
  • ファイルを添付していることの連絡

【ファイルの容量や形式】

送信前に、ファイルの大きさを必ずチェックしましょう。
ファイルの容量が大きければ送受信にも時間がかかりますし、ファイルを開くときにも時間がかかります。
場合によっては、パソコン自体がフリーズしてしまう場合もあります。

ファイル添付前に圧縮したり、大容量ファイル添付サービスを使用するなどして、送られた側のことを想定して添付するようにしましょう。


【ウイルス感染】

ファイルのウイルス感染には最大の注意が必要です。
とくに、出所が不明なサイトから添付したURLなどは気をつけましょう。

ファイルがウイルス感染していた場合は、受信した取引先の方のパソコンのデータや、ときに送り先の社内ネットワークにまで被害を及ぼす可能性があります。
ウイルス感染について、送信前に必ずチェックすることを常に心がけましょう。


【ファイルを添付していることの連絡】

またファイルが添付されていることに気付かない人もいるため、「ファイルを添付していますのでご確認ください」などのひと言を添えるといいですね。

急用の場合はメールを使用しない

緊急を要する連絡や確認が必要な場合には、メールではなく直接の電話などが適切です。

メールは、相手の時間を不用意に奪うことなく便利なものですが、ビジネスシーンでの急用の場合は、電話などですぐに連絡することが必要となります。

ビジネスメール|よく間違える表現

ビジネスメールでの「よく間違える表現」について確認していきましょう。

ビジネスメールの講習がある会社等は少なく、間違えた表現のままメールでのビジネス対応をしてしまうことも多いものです。

今回は、ビジネスメールにおける口語的な表現や誤った使い方を元に、敬語の使用例を紹介します。


【ビジネスメールでの敬語・使用例】

  • 了解しました→承知いたしました
  • 各位様→各位
  • ~殿→~様
  • ~社長様、~代表様、~部長様→社長、代表、部長(役職名に様は付けない)
  • 御社→貴社(口語では御社、書き言葉では貴社)
  • 我が社→弊社・当社
  • 拝啓・敬具→メールでは使用しない
  • させていただく→しております
  • ~になります→こちらが~です
  • お久しぶりです→ご無沙汰しております
  • 申された→仰っていた
  • 謝る→陳謝する
  • 嬉しく思います→光栄に思います
  • 受け取りました→拝受しました
  • ご教授ください→ご教示ください
  • 教えて頂きたい→ご指導ください
  • お送りさせていただきます→お送りいたします
  • ご負担いただきます→ご負担になります
  • すみませんが→恐れ入りますが
  • ご利用できません→ご利用になれません
  • ご覧になられる→ご覧になる
  • すみませんが→申し訳ございませんが
  • 参考になりました→ご対応ありがとうございました
また、漢字とひらがなで迷ったことはありませんか。
たとえば、「下さい」と「ください」。

実は、文章として使用する漢字の「下さい」と、ひらがなの「ください」には大きな違いがあります。

漢字による「下さい」には何かをもらいたい(欲しい)ときに使用し、ひらがなによる「ください」には、相手に何かを(お願い)してほしいときに使用します。

実際に正確に使い分けている人は現代では少ないですが、正しい言葉選びと使い分けが出来るといいですね。

ビジネスメール例文集

最後にビジネスメールの文例を紹介しておきます。
アレンジしたりしてぜひ活用してくださいね。

例文①:挨拶

ビジネスメールでの挨拶には、環境の変化による「異動」「着任」「退職」「産休に入る・明ける」など、「日頃のお礼」や「今後もお世話になる気持ち」を伝えます。
些細な気持ちや意気込みを添えることで、高感度アップにもつながりますよ。


【挨拶メール例】

お世話になっております。
株式会社○○営業部の○○です。

私事ではございますが、●月●日付にて
●●支店から●●本店へ異動することとなりました。

つきましては、●月●日(●)以降の連絡先をお伝えしておきます。
------------------------------------------
株式会社○○ ●●本店
電話:03-○○○○-○○○○
メール:sample@transic.com
------------------------------------------

本来なら直接、お会いしてご挨拶すべきところを、メールにて失礼ながら、異動のご挨拶を申し上げます。

異動後も、今までと変わらず全力を尽くして参ります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

例文②:依頼

ビジネスメールでの依頼には、依頼する内容をできるだけ簡潔に書くのがポイントです。
加えて、相手に頼みごとをすることに対しての、お礼や敬意を書き加えることが大切。
依頼内容に、間違いや誤字がないことを見直してから送信しましょう。


【依頼メール例】

いつもお世話になっております。
株式会社○○営業部の○○です。

このたび、貴社の提供されているサービス「○○」を、当社でも導入していこうと検討しております。

ご多忙の中大変恐縮ですが、サービス内容の詳細や見積もりを添付ファイルにて返信いただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

例文③:謝罪

ビジネス対応をする中でミスがあった場合には、いち早く対応することが重要です。
電話・訪問での謝罪ももちろん有効ですが、メールでのみの謝罪も増えているようです。
なおいっそう、誠意の伝わる文章が必要となってきます。

対面と同じように、深く謝罪している気持ちを伝え、同じミスを繰り返さないよう誠意が伝わるようにしましょう。


【謝罪メール例】

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○営業部の○○です。

今週末◎月◎日に開催予定であった、○○にて14時より行われるはずの○○会議の資料に一部修正が必要となりました。

修正箇所は以下となります。

◆修正前→推定予算「30万円」
◆修正後→推定予算「50万円」

つきましては、修正済みの正しい資料を本メールに添付しておりますので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。

混乱を招く結果となり、誠に申し訳ございません。
尚、当日のスケジュールや準備物に変更はございませんので、こちらについてもご安心くださいませ。

今後とも、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

例文④:お礼

ビジネスメールでのお礼には「相手の貴重な時間を割いてもらったことに対して」の、感謝を伝えることがポイントとなります。
「そちらの対応により、とても嬉しい気持ちになった」と、簡潔に伝わる内容にしましょう。


【お礼メール例】

平素よりお世話になっております。
株式会社○○営業部の○○です。

本日はお忙しい中「セミナー講習」にて、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

経験豊富な○○様よりお話を伺うことができ、大変に有益な時間となりました。
今後の当社の成長に繋げていきたいと思います。

また、今回の講習にてお気づきの点などございましたら、私○○まで、遠慮なくお申し付けください。
○○様の信頼にお応えできるよう、誠意をもって取り組んで参ります。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

まとめ|ビジネスマナー・メールを徹底解説!書き方・返信・宛先・例文も解説

今回は、現代のビジネスでは避けて通れないビジネスメールのマナーを紹介しました。ビジネスメールの構成には、組み立ての型があります。

  • 宛名
  • 挨拶
  • 本文
  • 結び文
  • 署名
この型の形式を上手く活用できるようになれば、ビジネスメールに悩むことも減るでしょう。
その他、メールの基礎知識としての以下についても解説しました。

  • 構成の基本
  • TO・CC・BCCの基本
  • 件名の基本
困ったときはこの記事を開いて参考にしていただけましたら幸いです。
メールに限らず、ビジネス上のマナーは、基礎の習得に加えて慣れが必要となります。
基礎を抑えたビジネスメールに慣れれば「時間効率化」に繋がるため、ぜひ使いこなせるようになってくださいね。

<関連記事>
◆ビジネスマンのポケットチーフとは?
◆ビジネスバッグの正しい扱い方は?[面接や企業訪問の場合]